小布是一個自行創業的設計師，他在公司剛設立的時候為了省錢，選擇先使用「手開發票」。但幾個月下來，他每每在郵局排隊寄發票、在銀行排隊購買發票的時候，想著自己明明還一堆事沒做，卻把時間花在排隊，不禁開始懷疑自己幹嘛為了省下一點點錢卻賠上大把時間。後來在某次申報營業稅，他發現自己又忘記使用 「Simpany 手開發票小幫手」，有張發票不小心把稅額算錯了，要請對方把發票寄回、作廢，重新再開一張新的發票寄給對方…
想到這些繁瑣的手續，小布不禁抱著頭呻吟：「喔～真是夠了！」，他懊惱地想。「我不要再把時間浪費在把這些紙寄來寄去了，都敢創業了，我就不信我學不會電子發票！」
如果您剛創業想先了解一下電子發票的流程，或是跟小布一樣想從「手開發票」跳槽到「電子發票」的陣營，這個系列的文章就來跟大家介紹開立電子發票的流程會是怎樣，以及有哪些注意事項。若對特定主題有興趣，也可以直接跳到該主題：
要開電子發票是否有什麼資格限制？
只要完成 公司設立登記 並到國稅局完成稅籍登記，基本上就可以去申請使用電子發票，沒有特殊的資格限制。
電子發票怎麼申請
要開始開立電子發票，您必須完成以下幾個步驟。詳細的步驟可以參考另外一篇部落格的說明：小公司如何申請電子發票？申請步驟與常見問答，或如果您是尊榮的 Simpany 客戶，也可以請求 Simpany 的協助，Simpany 都會幫您搞定喔！
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步驟
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說明
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申請工商憑證
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工商憑證有點像是公司版的自然人憑證，可以讓公司在網路上做一些重要的操作時，確認這個操作真的是公司所執行的，會比單純的使用帳號密碼更安全。
在申請電子發票時，因為需要到「財政部電子發票整合平台」做一些操作，所以會需要使用到工商憑證。
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找到適合的加值中心
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「加值中心」聽起來很抽象，其實說穿了就是「電子發票系統商」。就好像「Foodpanda、Uber Eats」 讓你可以「線上訂外送」、「EZTABLE」 讓你可以「線上訂餐廳」，「加值中心」就是一個地方讓你可以「線上開發票」。只要在「加值中心」的頁面填寫發票的相關資訊後，他們就會幫忙把發票資訊上傳給財政部，同時也會把發票的資訊 email 給客戶，所以賣家這邊就不用再辛辛苦苦手動做郵寄發票的動作。（註 1）
有一些創業的朋友會問：「財政部不是有提供電子發票整合平台？不能上這個平台開立發票就好了嗎？」很可惜，財政部提供的「電子發票整合服務平台」只能開立發票給一般商家（B2B），目前還沒有辦法開立給一般消費者（B2C），而且在開立的介面上也不是那麼友善，所以一般還是會建議尋找適合的加值中心。（註 2）
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跟國稅局申請電子發票字軌號碼
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「電子發票字軌號碼」是每張電子發票所搭配的號碼，這個號碼跟一般的紙本發票的號碼一樣都是一串英文加數字。
「電子發票字軌號碼」會存放在每一張開立的電子發票上面，如果想簡單一點，「字軌號碼」基本上就是之前紙本發票上面的「發票號碼」。
申請完「字軌號碼」後，會收到國稅局的一個通知信，後續就可以在電子發票整合平台上面查詢國稅局所配發的字軌號碼。
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※ 註 1：偷偷廣告一下：經過漫長的申請流程，Simpany 今年也成為財政部核可的加值中心，並在 2021 年提供記帳客戶「限期免費」的電子發票服務 — 「Simpany 電子發票」。使用「Simpany 電子發票」的客戶在完成相關的申請流程後，就可以在 「Simpany 會員專區」裡面方便地開立電子發票囉∼ 相關的介紹也可以參考 Youtube 影片：Simpany 電子發票，簡單開發票
※ 註 2：若企業開立的量較多，加上企業內部又有開發人員，
以及具備跟財政部奮戰不屈不撓的決心，也可以參考財政部的說明自己寫程式，使用 Turnkey 軟體直接跟財政部做串接。
電子發票怎麼開
在開始開立電子發票之前，要先把國稅局分配的「電子發票字軌號碼」設定到您所使用的加值中心，這樣加值中心才有辦法在開立發票時，上傳相對應的「字軌號碼」及「發票內容」到財政部的系統。有些加值中心（如 Simpany 電子發票），在取得您的授權後，也可以自動幫您匯入自軌號碼，這樣就不用每一期都還要手動去設定。
開立電子發票的介面會因不同的加值中心略有不同，但基本上大同小異。以下以 「Simpany 電子發票」為例，開立發票的介面會包括：
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欄位
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說明
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買受人資訊
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課稅別
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發票明細
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是否需要列印電子發票提供給客人？
很多店家在要導入電子發票的時候，都會很好奇用了電子發票之後，是否還需要列印出來給客人？如果沒有印出來的話，後續這個號碼要是中獎要怎麼處理？這個部分主要取決於買方的身分是「一般消費者」或是「其他商家」，重點整理如下：
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買方身份
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是否需要印出電子發票
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說明
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一般消費者 (Consumer)
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不一定，看買方是否有提供「存發票的工具」（載具）
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其他商家 (Business)
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可印可不印
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沒印發票的話客人中獎了怎麼辦？
沒印發票的話客人中獎了怎麼辦？如果買家那邊是「其他商家」，因為照規定不能兌獎，所以不會有中獎的問題。以下我們來討論買家是「一般的消費者」的情況。從上面的討論我們已經知道如果買家是「一般消費者」，他可能會使用不同「存發票的工具」（載具）。使用不同的「載具」在中獎時有不同的處理方式，幫大家整理成一個簡單的表格比較好理解：
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存發票工具（載具類型）
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客人中獎了怎麼辦
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手機條碼
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消費者自行處理，賣家不用處理。詳細的「領獎流程」可以參考財政部「電子發票小學堂的領獎說明」。
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自然人憑證
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消費者自行處理，賣家不用處理。詳細的「領獎流程」可以參考財政部「電子發票小學堂的領獎說明」。
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電子票證（悠遊卡、一卡通、iCASH 等）
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消費者自行處理，賣家不用處理。詳細的「領獎流程」可以參考財政部「電子發票小學堂的領獎說明」。
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信用卡
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消費者自行處理，賣家不用處理。詳細的「領獎流程」可以參考財政部「電子發票小學堂的領獎說明」。
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會員載具
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中獎的時候需要印出證明聯提供給客人領獎。
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要開電子發票要買什麼裝備？要花很多錢嗎？
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顧客類型
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需要有的功能 / 設備
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說明
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一般消費者
（純線上）
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若客戶有要求，還是要提供 5.7cm * 9cm 的證明聯給客戶。
若使用的加值中心有提供「會員載具」的功能，只要在客戶有中獎的時候，再提供 5.7cm * 9cm 的紙本證明聯提供給客戶就好了。（註 3、註 4）
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一般消費者
(實體店面)
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店家一定要提供「條碼掃描機具或設備」，只要 POS 系統可以支援，不管是掃碼槍、手機、平板 都可以喔～這部份主要是因為政府有規定「若買家要用手機條碼或是自然人憑證來存發票，商家不得拒絕」。
另外，因為印出的「電子發票證明聯」有規定的格式，使用熱感印表機還是一個比較便宜且方便的方式。
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其他商家
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一般的印表機
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如果買家的身分是其他的商家，證明聯是「可印可不印」。如果要印的話，可以採用
如果數量不多的話，也可以先去便利商店印喔～
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※ 註 3：筆者有打去國稅局確認，國稅局說：
※ 註 4：有一些加值中心有提供讓中獎客戶在超商列印的功能，可以再跟所使用的加值中心確認一下。
電子發票快問快答
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問題
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回答
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字軌用完要怎麼辦？
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可向國稅局申請加開字軌號碼。若是 Simpany 的客戶，建議快用完前 7 個工作天先告知 Simpany ，由 Simpany 協助申請加開。
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開不完的字軌號碼怎麼辦？下一期可以繼續開嗎？
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可以開未來特定日期的發票嗎？
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原則上電子發票要「順時順號開立」（也就是同一本發票裡面，前面號碼的開立日期要比較小，後面號碼的開立日期要比較大）。而且國稅局有規定：
如果手上有好幾組的電子發票字軌號碼，有一個折衷的辦法是用另外一組字軌號碼去開，但是一樣要滿足前述的「順時順號」、「上傳時間限制」。
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可以開過去日期的發票嗎？
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同上，原則上電子發票要「順時順號開立」。而且國稅局有規定：
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不小心開錯了怎麼辦？
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開錯的發票時候不用緊張，處理的方式都很簡單，都在線上就可以搞定了：
詳細的操作流程我們會在下一集跟大家介紹。
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如果我開始用電子發票，需要跟我配合的會計事務所講一聲嗎？
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如果你配合的會計事務所不知道你會開立電子發票，要跟事務所說一下喔！因為事務所需要跟你確認後續取得電子發票資訊的方式。
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小結
這篇文章主要跟大家分享在電子發票開立時的一些重點，包括「怎麼開電子發票」、「開立時要是否一定要列印證明聯給客人」、「要開電子發票要買什麼裝備？要花很多錢嗎？」等第一次使用電子發票時很常見的問題。文章中也使用「Simpany 電子發票」的介面當作一個範例，讓大家可以體會一下開立電子發票真的蠻簡單的。如果你是 Simpany 客戶就更不用猶豫啦，因為 2021 年有限期免費的方案，就算到了 2022 年要開始收費，一個月也只要一杯珍奶的價錢，不只省下很多行政作業的時間，後續還有很多加值的應用，趕快從手開發票進化到電子發票吧！
