開立電子發票介面範例

網路時代還在手開紙本發票?5 分鐘教你搞懂電子發票怎麼開!

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小布是一個自行創業的設計師,他在公司剛設立的時候為了省錢,選擇先使用「手開發票」。但幾個月下來,他每每在郵局排隊寄發票、在銀行排隊購買發票的時候,想著自己明明還一堆事沒做,卻把時間花在排隊,不禁開始懷疑自己幹嘛為了省下一點點錢卻賠上大把時間。後來在某次申報營業稅,他發現自己又忘記使用 「Simpany 手開發票小幫手」,有張發票不小心把稅額算錯了,要請對方把發票寄回、作廢,重新再開一張新的發票寄給對方…

想到這些繁瑣的手續,小布不禁抱著頭呻吟:「喔~真是夠了!」,他懊惱地想。「我不要再把時間浪費在把這些紙寄來寄去了,都敢創業了,我就不信我學不會電子發票!」

如果您剛創業想先了解一下電子發票的流程,或是跟小布一樣想從「手開發票」跳槽到「電子發票」的陣營,這個系列的文章就來跟大家介紹開立電子發票的流程會是怎樣,以及有哪些注意事項。若對特定主題有興趣,也可以直接跳到該主題:

要開電子發票是否有什麼資格限制?

只要完成 公司設立登記 並到國稅局完成稅籍登記,基本上就可以去申請使用電子發票,沒有特殊的資格限制。

電子發票怎麼申請

要開始開立電子發票,您必須完成以下幾個步驟。詳細的步驟可以參考另外一篇部落格的說明:小公司如何申請電子發票?申請步驟與常見問答,或如果您是尊榮的 Simpany 客戶,也可以請求 Simpany 的協助,Simpany 都會幫您搞定喔!

步驟
說明
申請工商憑證
工商憑證有點像是公司版的自然人憑證,可以讓公司在網路上做一些重要的操作時,確認這個操作真的是公司所執行的,會比單純的使用帳號密碼更安全。
 
在申請電子發票時,因為需要到「財政部電子發票整合平台」做一些操作,所以會需要使用到工商憑證。
找到適合的加值中心
「加值中心」聽起來很抽象,其實說穿了就是「電子發票系統商」。就好像「Foodpanda、Uber Eats」 讓你可以「線上訂外送」、「EZTABLE」 讓你可以「線上訂餐廳」,「加值中心」就是一個地方讓你可以「線上開發票」。只要在「加值中心」的頁面填寫發票的相關資訊後,他們就會幫忙把發票資訊上傳給財政部,同時也會把發票的資訊 email 給客戶,所以賣家這邊就不用再辛辛苦苦手動做郵寄發票的動作。(註 1)
 
有一些創業的朋友會問:「財政部不是有提供電子發票整合平台?不能上這個平台開立發票就好了嗎?」很可惜,財政部提供的「電子發票整合服務平台」只能開立發票給一般商家(B2B),目前還沒有辦法開立給一般消費者(B2C),而且在開立的介面上也不是那麼友善,所以一般還是會建議尋找適合的加值中心。(註 2)
跟國稅局申請電子發票字軌號碼
「電子發票字軌號碼」是每張電子發票所搭配的號碼,這個號碼跟一般的紙本發票的號碼一樣都是一串英文加數字。
 
「電子發票字軌號碼」會存放在每一張開立的電子發票上面,如果想簡單一點,「字軌號碼」基本上就是之前紙本發票上面的「發票號碼」。
 
申請完「字軌號碼」後,會收到國稅局的一個通知信,後續就可以在電子發票整合平台上面查詢國稅局所配發的字軌號碼。

※ 註 1:偷偷廣告一下:經過漫長的申請流程,Simpany 今年也成為財政部核可的加值中心,並在 2021 年提供記帳客戶「限期免費」的電子發票服務 — 「Simpany 電子發票」。使用「Simpany 電子發票」的客戶在完成相關的申請流程後,就可以在 「Simpany 會員專區」裡面方便地開立電子發票囉∼ 相關的介紹也可以參考 Youtube 影片:Simpany 電子發票,簡單開發票

※ 註 2:若企業開立的量較多,加上企業內部又有開發人員,以及具備跟財政部奮戰不屈不撓的決心,也可以參考財政部的說明自己寫程式,使用 Turnkey 軟體直接跟財政部做串接

電子發票怎麼開

在開始開立電子發票之前,要先把國稅局分配的「電子發票字軌號碼」設定到您所使用的加值中心,這樣加值中心才有辦法在開立發票時,上傳相對應的「字軌號碼」及「發票內容」到財政部的系統。有些加值中心(如 Simpany 電子發票),在取得您的授權後,也可以自動幫您匯入自軌號碼,這樣就不用每一期都還要手動去設定。

開立電子發票的介面會因不同的加值中心略有不同,但基本上大同小異。以下以 「Simpany 電子發票」為例,開立發票的介面會包括:

欄位
說明
買受人資訊
  • 如果是開給其他商家(B2B):統編、買受人名稱
  • 如果是開給個人(B2C):不一定要輸入買受人名稱
課稅別
  • 應稅:大部份的商品或服務屬於應稅
  • 零稅率:一些特殊的交易如「外銷勞務」、「外銷貨物」則可以適用零稅率
  • 免稅:比較常發生在未經加工之生鮮農產品、稻米麵粉、肥料等。詳情可參考國稅局的營業稅免稅說明
發票明細
  • 品名
  • 數量
  • 單價
  • 小計
填寫完買受人資訊、課稅別、發票明細,按下「儲存」,登登登登,發票就開完了!
填寫完買受人資訊、課稅別、發票明細,按下「儲存」,登登登登,發票就開完了!
填寫完幾個欄位,按下「儲存」,登登登登,發票就開完了!!!
不用拿筆、不用拿複寫紙、不用拿發票章、不用把發票印出來、不用貼郵票、不用手刀殺去郵局、不用排隊寄掛號…以上全部都不用,發票就這樣開完了,真的很簡單!

 
看文字描述沒有 fu?沒關係,直接看影片更有 fu:Simpany 電子發票,簡單開發票。

很多店家在要導入電子發票的時候,都會很好奇用了電子發票之後,是否還需要列印出來給客人?如果沒有印出來的話,後續這個號碼要是中獎要怎麼處理?這個部分主要取決於買方的身分是「一般消費者」或是「其他商家」,重點整理如下:

買方身份
是否需要印出電子發票
說明
一般消費者 (Consumer)
不一定,看買方是否有提供「存發票的工具」(載具)
  • 「存發票的工具」一般被叫做不同的「載具」
  • 如果買方已經有「存發票的工具」,那就不用列印紙本出來;如果買方沒有提供「存發票的工具」,就需要印出紙本證明聯提供給客戶
  • 最常見的載具包括:「手機條碼」、「悠遊卡」、「一卡通」、「信用卡」、「捐贈碼」、「會員載具」等
  • 載具有時候只是一串號碼(像是「手機條碼」),但是沒關係,重點是上傳電子發票的時候會註記這張發票屬於這串號碼,消費者就可以憑這個載具號碼用相對應的方式去領獎
  • 同一個人也可以同時有好幾種「載具」喔!
其他商家 (Business)
可印可不印
  • 基本上可以不用印出發票,可以直接給買方發票的電子檔,讓對方依照自己習慣的方式去作業就好了
  • 買方如果有「電子發票整合平台」(俗稱「大平台」)的帳號,也可以請對方直接去「大平台」上面列印
  • 當然,如果買方真的很堅持要拿到紙本,抱持著「顧客至上」的您還是可以列印紙本提供給買方

沒印發票的話客人中獎了怎麼辦?

沒印發票的話客人中獎了怎麼辦?如果買家那邊是「其他商家」,因為照規定不能兌獎,所以不會有中獎的問題。以下我們來討論買家是「一般的消費者」的情況。從上面的討論我們已經知道如果買家是「一般消費者」,他可能會使用不同「存發票的工具」(載具)。使用不同的「載具」在中獎時有不同的處理方式,幫大家整理成一個簡單的表格比較好理解:

存發票工具(載具類型)
客人中獎了怎麼辦
手機條碼
 
消費者自行處理,賣家不用處理。詳細的「領獎流程」可以參考財政部「電子發票小學堂的領獎說明」。
自然人憑證
 
消費者自行處理,賣家不用處理。詳細的「領獎流程」可以參考財政部「電子發票小學堂的領獎說明」。
電子票證(悠遊卡、一卡通、iCASH 等)
消費者自行處理,賣家不用處理。詳細的「領獎流程」可以參考財政部「電子發票小學堂的領獎說明」。
信用卡
消費者自行處理,賣家不用處理。詳細的「領獎流程」可以參考財政部「電子發票小學堂的領獎說明」。
會員載具
中獎的時候需要印出證明聯提供給客人領獎。

 

要開電子發票要買什麼裝備?要花很多錢嗎?

顧客類型
需要有的功能 / 設備
說明
一般消費者
(純線上)
  1. 要讓客戶可以在網站上輸入:
    • 共通性載具
    • 捐贈碼
  2. 印表機(不一定要是熱感印表機,詳註 3)
若客戶有要求,還是要提供 5.7cm * 9cm 的證明聯給客戶。
 
若使用的加值中心有提供「會員載具」的功能,只要在客戶有中獎的時候,再提供 5.7cm * 9cm 的紙本證明聯提供給客戶就好了。(註 3、註 4)
一般消費者
(實體店面)
  • 掃碼設備
  • 熱感印表機
店家一定要提供「條碼掃描機具或設備」,只要 POS 系統可以支援,不管是掃碼槍、手機、平板 都可以喔~這部份主要是因為政府有規定「若買家要用手機條碼或是自然人憑證來存發票,商家不得拒絕」。
 
另外,因為印出的「電子發票證明聯」有規定的格式,使用熱感印表機還是一個比較便宜且方便的方式。
其他商家
一般的印表機
如果買家的身分是其他的商家,證明聯是「可印可不印」。如果要印的話,可以採用
  • 5.7cm * 9cm(不裁切)
  • A4(21cm * 29.7cm)
  • A5(21cm * 14.57cm)
 
如果數量不多的話,也可以先去便利商店印喔~

※ 註 3:筆者有打去國稅局確認,國稅局說:

    • 格式一(給一般消費者:5.7cm * 9cm)
    • 格式二(給其他商家:21cm * 29.7cm 或是 21cm * 14.85cm)
  • 所以照最嚴格的標準,若要提供給一般消費者,印出來之後還是要裁成 5.7cm * 9cm 提供給客戶
  • 但如果印在 A4 的紙上讓客戶自己裁而客戶沒意見,國稅局也不想管那麼多 XD
  • 另外,不管要印在格式一、格式二、或其他特殊格式,在使用前都要提供「樣張」跟國稅局報備

※ 註 4:有一些加值中心有提供讓中獎客戶在超商列印的功能,可以再跟所使用的加值中心確認一下。

電子發票快問快答

問題
回答
字軌用完要怎麼辦?
可向國稅局申請加開字軌號碼。若是 Simpany 的客戶,建議快用完前 7 個工作天先告知 Simpany ,由 Simpany 協助申請加開。
開不完的字軌號碼怎麼辦?下一期可以繼續開嗎?
  • 申請的字軌號碼若在所屬的年月開立不完,就要做「上傳空白字軌」的動作,不能拿到下一期開喔!
  • 例如:若小布在 110 年 1-2 月取得財政部配發的字軌號碼 100 號,後來只開了 80 個號碼,小布就必須告知國稅局剩下是哪 20 個號碼沒有用。
  • 有一些加值中心會自動幫您做這個「上傳空白字軌」的動作(例如:Simpany 電子發票);但若你的加值中心不會幫忙「上傳空白字軌」,你就要記得在次期 10 號之前,自己上去「電子發票整合服務平台」做「上傳空白字軌」的動作。
  • 舉例:110 年 1-2 月的發票如果沒有開完,就要在 110 年 3 月 10 日前上傳空白字軌,不然財政部若沒有收到「這個號碼沒有開」,也沒有收到「這個號碼的開立資訊」,就會跟你關切一下是發生了什麼事,後續也容易變成黑名單喔~
  • 不過如果你是 Simpany 尊榮的記帳客戶,則不需要煩惱這些,我們在營業稅申報時,會幫你檢查加值中心是否有完成上傳,如果沒有的話會直接協助處理上傳作業哦!
可以開未來特定日期的發票嗎?
原則上電子發票要「順時順號開立」(也就是同一本發票裡面,前面號碼的開立日期要比較小,後面號碼的開立日期要比較大)。而且國稅局有規定:
  • 如果買家是「一般消費者」:發票資訊要在開立 48 小時內上傳
  • 如果買家是「其他商家」:發票資訊要在開立後 7 日內上傳
 
如果手上有好幾組的電子發票字軌號碼,有一個折衷的辦法是用另外一組字軌號碼去開,但是一樣要滿足前述的「順時順號」、「上傳時間限制」。
可以開過去日期的發票嗎?
同上,原則上電子發票要「順時順號開立」。而且國稅局有規定:
  • 如果買家是「一般消費者」:發票資訊要在開立 48 小時內上傳
  • 如果買家是「其他商家」:發票資訊要在開立後 7 日內上傳
不小心開錯了怎麼辦?
開錯的發票時候不用緊張,處理的方式都很簡單,都在線上就可以搞定了:
  • 當期發票:可以用作廢處理
  • 跨期發票:可以用折讓來處理
 
詳細的操作流程我們會在下一集跟大家介紹。
如果我開始用電子發票,需要跟我配合的會計事務所講一聲嗎?
如果你配合的會計事務所不知道你會開立電子發票,要跟事務所說一下喔!因為事務所需要跟你確認後續取得電子發票資訊的方式。

小結

這篇文章主要跟大家分享在電子發票開立時的一些重點,包括「怎麼開電子發票」、「開立時要是否一定要列印證明聯給客人」、「要開電子發票要買什麼裝備?要花很多錢嗎?」等第一次使用電子發票時很常見的問題。文章中也使用「Simpany 電子發票」的介面當作一個範例,讓大家可以體會一下開立電子發票真的蠻簡單的。如果你是 Simpany 客戶就更不用猶豫啦,因為 2021 年有限期免費的方案,就算到了 2022 年要開始收費,一個月也只要一杯珍奶的價錢,不只省下很多行政作業的時間,後續還有很多加值的應用,趕快從手開發票進化到電子發票吧!

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About Brooky

Simpany 共同創辦人,希望透過 Simpany 及相關的服務,幫助新創以更有效率、更健康的方式開始營運。 曾與夥伴共同創辦 EZTABLE ,透過雲端的餐廳預訂系統,幫助消費者擁有更美好的用餐體驗,也幫助餐廳與消費者的溝通更有效率。

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