小公司如何申請電子發票?申請步驟與常見問答

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這篇 Simpany 簡單開公司主要介紹電子發票的申請步驟、相關專有名詞、以及實際使用時的常見問題,如果你還在猶豫要不要申請電子發票,請參考:原來電子發票也適合創業公司?使用電子發票的三大優點、費用、申請時間!

一、到底什麼是電子發票?

電子發票是指:「以網際網路或其他電子方式開立、傳輸或接收之統一發票」,簡單來說,就是:

  1. 利用網路開立發票
  2. 48 小時內將發票資料上傳至電子發票整合平台儲存紀錄
  3. 開立完成的電子發票可選擇以實體印出(例如:便利商店的熱感紙發票),或者透過電子方式提供給對方(例如:e-mail 寄出、手機條碼載具、存在悠遊卡載具)。

二、電子發票名詞小教室!

了解以下幾個名詞及熟悉彼此之間的關係之後,你也就認識電子發票的一半了!

  1. 電子發票字軌:如同每本手開發票上,從第一張到最後一張都有發票號碼。「電子發票字軌」就像是一本看不見的發票本。要開立發票之前,要先有發票才有辦法開立,同理,開立電子發票前要申請字軌才能開立。
  2. 國稅局:依照公司登記的區域有不同管轄的國稅局,電子發票字軌需要向國稅局申請。
  3. 財政部電子發票整合服務平台:我們通常會簡稱為「大平台」,簡單的來說就是全部電子發票的資訊(包含政府、法人、團體、消費者)通通都會需要上傳並存放在這邊。
  4. 加值中心:就像同樣是報稅,不同創業公司可以透過不同事務所協助完成報稅的動作。同樣是開立電子發票,也可以透過不同加值中心。所以「加值中心」就是電子發票的「開立服務提供廠商」,依照不同類型營業人的需求而客製化適合的平台,功能因應市場需求而多有變化,像是餐飲界有 iCHEF 、網路賣家常用的 ezPay、可用不同行動裝置開立發票的畇成等。


三、電子發票如何申請?

電子發票申請步驟概要:

  1. 準備工商憑證:可以在公司設立時就併案申請,若沒有申請過的公司,可以於「經濟部工商憑證管理中心」申請(流程如連結)。當然尊絕不凡的 Simpany 客戶,若沒有工商憑證,可以聯絡我們立刻幫您搞定申請的麻煩流程。
  2. 物色加值中心:如果希望透過加值中心開立電子發票,可先聯繫加值中心詢價、確認服務項目及費用。但大家查詢之後應該會發現,各家主打功能各有千秋、報價差異大、計算方式多種、甚至未有公開報價需要一一聯繫。若無法評估相關需求,Simpany 客戶可以參考「Simpany 電子發票辦到好」幫您免費推薦跟申請。額外提醒,建議可以詢問加值中心是否有「自動上傳空白字軌」的功能,在未來可以省下上傳空白字軌的力氣。
  3. 國稅局申請字軌:與加值中心聯絡跟註冊的同時,可以把握時間,填寫申請書並準備以下資料、向國稅局申請電子發票字軌。(按這邊打包下載申請表
    1. 0-電子發票字軌號碼申請書
    2. 附表 1-使用電子發票承諾書
    3. 附表 2-電子發票開立系統自行檢測表
    4. 附表 3-電子發票證明聯採用感熱紙切結書
    5. 附表 4-總機構代其他固定營業場所申請電子發票字軌號碼明細總表:一組字軌 50 張發票,建議發票組數可以多抓一些
    6. 附表 5-委託加值服務中心事務委任書
    7. 電子發票證明聯樣張(B2B、B2C 各一張)
  4. 到大平台下載字軌:國稅局審核完成,獲得電子發票整合平台帳密、發票字軌取號權限。可以透過工商憑證或帳密註冊並登入電子發票服務整合平台,下載字軌。
  5. 將下載的字軌上傳至加值中心,經過設定後,於加值中心平台可進行電子發票開立、作廢、折讓等。

四、電子發票 Q&A

Q1:電子發票有分開給公司和開給個人的嗎?
A:電子發票有分 B2B(公司對公司交易)或 B2C(公司對個人交易),一般來說若您兩種都會開,通常都是申請 B2C 電子發票,這樣開給一般消費者、或是公司行號(打上統編)都沒有問題。另外,不論是銷售貨物或勞務都是可以使用電子發票的。

Q2:萬一漏開發票,電子發票是否可以開立過去日期的發票?
A:不可以,電子發票與手開發票不同,依照規定營業人使用統一發票應按時序開立,且電子發票的開立或作廢,加值中心須於 48 小時內上傳至大平台。所以使用電子發票的公司必須於交易當日開立電子發票唷!

Q3:使用電子發票之後,是不是未來字軌都會自動下載好?
A:大多數公司國稅局都會是開期配。期配的話,雙數月的 20 號後財政部電子發票平台會自動配號字軌,約 2-3 個工作天後 mail 通知,收到通知後仍需至電子發票整合平台動動手指花個幾分鐘,下載字軌並上傳至加值中心平台。但比買手開發票仍是方便得多啦!

Q4:使用電子發票之後,是不是未來都不能再買手開發票了?
A:使用電子發票之後,還是有購買手開發票資格唷。如果會有客戶指定開立發票日期的情況發生,建議還是可以買手開發票備用。若無相關需求也可以不用購買。

Q5:使用電子發票之後,我還需要提供銷項給事務所嗎?
A:每一家事務所習慣不同,有些事務所是會請您自行下載。Simpany 為了方便客戶,您只需要提供電子發票整合平台的帳號密碼,我們就會每期幫您下載開立的電子發票銷項,若加值中心沒有自動上傳空白字軌的功能,也會協助檢查並幫忙上傳空白字軌。

Q6:我有收到別人 e-mail 給我的電子發票,哪一種印出來才可以給會計師當進項?除了一張一張印之外,是否還有其他方法下載?
A:電子發票要印出「電子發票證明聯」作為進項,要注意可以於電子發票表頭看到「電子發票證明聯」的字樣。(如果是寫其他文字,例如開立發票通知就不行)。除了一張一張印之外(蝦皮用戶表示想哭),這邊也分享給大家一次下載全部電子發票的輕鬆好方法!就可以將列印的功夫減少到兩個月再處理一次,不用怕收到 e-mail 忘了印拉!

Q7:電子發票不就是電子化嗎?為什麼進項還要印出來?
A:電子發票本就以『無紙化』為目標,電子發票證明聯其實屬於過渡性產物,因為許多消費者短期間不了解電子發票的對領獎方式,習慣拿到紙張才會安心,所以才有「電子發票證明聯」的設計,可以印出並提供給客戶。而對於協助報稅的會計師而言,則是在追求憑證齊全的目標之下,也會需要電子發票證明聯,才能作為進項扣抵營業稅。

 

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