小公司如何申請電子發票?申請步驟與常見問答

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這篇 Simpany 簡單開公司主要介紹電子發票的申請步驟、相關專有名詞、以及實際使用時的常見問題,如果你還在猶豫要不要申請電子發票,請參考:原來電子發票也適合創業公司?使用電子發票的三大優點、費用、申請時間!

一、到底什麼是電子發票?

電子發票是指:「以網際網路或其他電子方式開立、傳輸或接收之統一發票」,簡單來說,就是:

  1. 利用網路開立發票
  2. 48 小時內將發票資料上傳至電子發票整合平台儲存紀錄
  3. 開立完成的電子發票可選擇以實體印出(例如:便利商店的熱感紙發票),或者透過電子方式提供給對方(例如:e-mail 寄出、存在手機條碼載具等共通性載具)。

二、電子發票名詞小教室!

了解以下幾個名詞及熟悉彼此之間的關係之後,你也就認識電子發票的一半了!

  1. 電子發票字軌:如同每本手開發票上,從第一張到最後一張都有發票號碼。「電子發票字軌」就像是一本看不見的發票本。要開立發票之前,要先有發票號碼才有辦法開立,同理,開立電子發票前要申請字軌才能開立。
  2. 國稅局:依照公司登記的區域有不同管轄的國稅局,電子發票字軌需要向國稅局送申請書。
  3. 財政部電子發票整合服務平台:我們通常會簡稱為「大平台」,簡單的來說就是全部電子發票的資訊(包含政府、法人、團體、消費者)通通都會上傳並存放在這邊。
  4. 加值中心:就像同樣是報稅,不同創業公司可以透過不同事務所協助完成報稅的動作。同樣是開立電子發票,也可以透過不同加值中心系統開立電子發票。所以「加值中心」就是電子發票的「開立服務提供廠商」,依照不同類型營業人的需求而客製化適合的平台,功能因應市場需求而多有變化。選擇加值中心時,也可以參考他是否為通過資安驗證、符合財政部審核的合格加值中心


三、電子發票如何申請?

電子發票申請步驟概要:

  1. 準備工商憑證:後續授權的步驟會使用到,可以在公司設立時就併案申請,若沒有申請過的公司,可以於「經濟部工商憑證管理中心」申請。當然尊絕不凡的 Simpany 客戶,若沒有工商憑證,可以聯絡我們立刻幫您搞定申請的麻煩流程。
  2. 物色加值中心:如果希望透過加值中心開立電子發票,可先聯繫加值中心詢價、確認服務項目及費用。但查詢後應該會發現,各家主打功能各有千秋、報價差異大、計算方式多元。若無法評估相關需求,Simpany 記帳客戶可以參考「電子發票辦到好」幫您免費推薦跟申請。額外提醒,建議可以詢問加值中心是否有「自動上傳空白字軌」的功能,在未來可以省下上傳空白字軌的力氣。
    [更新] 2021 年開始,Simpany 記帳客戶將享有限期免費至 2021 年底的 「Simpany 電子發票」開立方案,趕快來看看!
  3. 國稅局申請字軌:與加值中心聯絡跟註冊的同時,可以把握時間,填寫申請書並準備以下資料、向國稅局申請電子發票字軌。(按這邊打包下載申請表
    1. 1090429 電子發票字軌號碼申請書:一組字軌 50 張發票,建議發票組數可以多抓一些
    2. 附表 1 – 使用電子發票承諾書
    3. 附表 2 – 電子發票開立系統自行檢測表
    4. 附表 3 – 電子發票證明聯採用感熱紙切結書
    5. 附表 4 – 總機構代其他固定營業場所申請電子發票字軌號碼明細總表
    6. 附表 5 – 委託加值服務中心事務委任書
    7. 電子發票證明聯樣張(通常會由加值中心提供)
  4. 到大平台下載電子發票字軌號碼:國稅局審核完成,獲得電子發票整合平台帳密、發票字軌取號權限。
  5. 將下載的字軌上傳至加值中心,經過設定後,於加值中心平台可進行電子發票開立、作廢、折讓等。

四、電子發票 Q&A

Q1:電子發票有分開給公司和開給個人的嗎?
A:電子發票有分 B2B(公司對公司交易)或 B2C(公司對個人交易),一般來說若您兩種都會開,通常都是申請 B2C 電子發票,這樣開給一般消費者、或是公司行號(須打統編)都沒有問題。另外,不論是銷售貨物或勞務都是可以使用電子發票的。

Q2:萬一漏開發票,電子發票是否可以開立過去日期的發票?
A:不可以,電子發票與手開發票不同,依照規定營業人使用統一發票應按時序開立,且電子發票的開立或作廢,加值中心須於 48 小時內上傳至大平台。所以使用電子發票的公司必須於交易當日開立電子發票唷!

Q3:客戶退貨的話,電子發票隨時都可以作廢嗎?
A:建議方式為「當月發票可以於當月月底前作廢,非當月發票則以折讓方式處理」。許多加值中心沒有擋「作廢」發票的日期,但因為每個單數月會進行營業稅申報,如果在申報期間作廢申報當期的發票,而事務所又不知情的話,可能會因為下載的時間差造成申報異常,若有漏稅情況將會有罰則,因此建議非當月發票就以「折讓」的方式處理唷!

Q4:使用電子發票之後,是不是未來字軌都會自動下載好?
A:大多數公司國稅局都會是開期配。期配的話,雙數月的 20 號後財政部電子發票平台會自動配號字軌,約 2-3 個工作天後 mail 通知。有些加值中心可以自動下載並匯入字軌(例如「Simpany 電子發票」),有些則須手動至電子發票整合平台下載字軌並上傳至加值中心平台,建議選擇時可以多加留意。

Q5:使用電子發票之後,是不是未來都不能再買手開發票了?
A:使用電子發票之後,還是可以購買手開發票唷!如果會遇到客戶指定「開立發票日期」的情況,建議還是可以買手開發票備用,若無相關需求也可以不用購買。通常一用下去就再也不想回去手開了拉!XD

Q6:使用電子發票之後,我需要提供電子發票銷項給事務所嗎?
A:如果您是 Simpany 的記帳客戶,您只需要提供一次大平台的帳號密碼,剩下的我們都會幫您處理好!包含:每期幫您下載已開立的電子發票銷項、若加值中心沒有自動上傳空白字軌的功能,也會協助檢查並幫忙上傳空白字軌哦。如果您非 Simpany 記帳客戶,每一家事務所習慣不同,請詢問您配合的事務所哦。

Q7:我有收到別人 e-mail 給我的電子發票,是否需要印出來給會計師當進項發票呢?
A:如果您是 Simpany 的記帳客戶,可以提供大平台帳密,開通使用 Simpany 獨家的「電子發票進項總表與代印服務」功能!未來您收到任何有打您公司統編的「電子發票」進項,都可以「不用」再收集跟自行列印拉!客戶正評 100%!
如果您不是 Simpany 的記帳客戶,那您需要印出「電子發票證明聯」作為進項提供給您的會計師。要注意可以於電子發票表頭看到「電子發票證明聯」的字樣,如果是寫其他文字,例如「開立發票通知」就不行。一張一張印太麻煩的話,
這邊也分享給大家一次下載全部電子發票的輕鬆好方法!就可以將列印的功夫減少到兩個月再處理一次,不用怕收到 e-mail 忘了印拉!或也可以考慮成為 Simpany 記帳客戶,什麼都不用印XD

Q8:電子發票不就是電子化嗎?為什麼進項還要印出來?
A:電子發票本就以「無紙化」為目標,電子發票證明聯其實屬於過渡性產物,因為許多消費者短期間不了解電子發票的對領獎方式,習慣拿到紙張才會安心,所以才有「電子發票證明聯」的設計,可以印出並提供給客戶。
而對於協助報稅的會計師而言,則是在追求憑證齊全的目標之下,也會需要電子發票證明聯。Simpany 簡單開公司的「電子發票進項總表」是透過數據的整理,讓客戶可以毫不費力的完成這必要的手續。後續又透過「代印服務」的授權,來進一步優化體驗,最終達成客戶什麼都不用印、卻可以達成憑證齊全的目標!

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