只要簡單三個步驟,就可以在線上完成電子發票的作廢囉!

3 步驟輕鬆搞定電子發票作廢

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在上一集「網路時代還在所開發紙本發票?5 分鐘教你電子發票怎麼開」,小布決定放棄石器時代的手開發票,轉投向更高科技及現代化的電子發票陣營。用了電子發票一個禮拜之後,小布只能說他真的是萬分的後悔 - 後悔自己為什麼不更早一點開始使用電子發票?「嗚嗚,真不知道我自己之前為什麼要撐那麼久,如果早一點開始用電子發票,不知道已經省下了多少時間 😭」

有一天,小布的客戶說要取消訂單,希望小布可以把已經開立的發票作廢。小布突然想到,「咦?對耶,電子發票不知道要怎麼作廢?以前要作廢紙本發票的時候超麻煩的,每次都要叫客人把發票寄回來,好不容易三催四請拿到要作廢的發票,還要釘在發票本上才算完成作廢電子發票的開立都這麼簡單了,作廢應該也有比紙本發票更方便的做法吧?」

這篇文章來跟大家介紹一下,如果開立電子發票之後,因為種種原因需要將發票作廢,處理的相關流程以及要注意的重點事項!

發票作廢 v.s. 發票折讓

在開始介紹「如何作廢電子發票」之前,先幫大家厘清「發票作廢」跟「發票折讓」是兩個不太一樣的概念,使用的時機也不太一樣:

操作方式
使用時機
發票作廢
如果發生以下狀況,可以使用「發票作廢」來處理:
  • 在「當期申報營業稅之前」發現開立發票的資訊錯誤
  • 在「當期申報營業稅之前」整張訂單取消
舉例說明:
  • 發票原本是 1/10 所開立,在 1/20(早於 1 月的營業稅申報 3/15)客戶取消訂單,就可以使用「發票作廢」來處理。
發票折讓
如果是發生以下狀況,可以使用「發票折讓」來處理:
  • 在「當期申報營業稅之後」才發現發票有誤
  • 消費者不是取消訂單而是部份退貨
  • 買家在「當期申報營業稅之後」才取消訂單
舉例說明:
  • 在 1/20 的時候,客人說想要針對 1/10 的交易「部分退貨」,就可以使用「發票折讓」的方式來處理。
  • 在 3/20 的時候,客人說想要取消一筆 1/10 的交易,由於 1、2 月的營業稅已經在 3/15 申報完成,這個時候也要用「發票折讓」的方式來處理哦!

 

電子發票作廢流程

要作廢電子發票時,如果開立時使用的是加值中心,就要上加值中心的介面去做操作。每家加值中心的發票作廢流程略有不同,不過基本上大同小異。以下以「Simpany 電子發票」的介面為例,跟大家說明一下作廢發票的流程:

找到要作廢的發票

首先在加值中心的發票列表頁,找到要作廢的發票,以及相對應的發票號碼

在加值中心的發票列表頁,找到要作廢的發票,以及相對應的發票號碼

點下作廢按鈕

在發票的操作選單上,直接按下「作廢」的按鈕。

Simpany 小提醒:有些加值中心要將「要作廢的發票號碼」複製起來,再到另外一個「作廢發票」的頁面去作廢。

在發票的操作選單中,按下「作廢」的按鈕

記錄一下發票作廢的原因

作廢的時候最好可以輸入一下作廢的原因,方便後續追蹤這張發票的時候可以參考。例如:「顧客退貨」、「開錯發票」等。

記錄發票作廢原因,方便後續追蹤

取得並保留買方同意作廢發票的訊息或文件

另外特別提醒一下,在作廢發票的時候,應該要先取得交易相對人(也就是買家)的同意。這個同意的方式沒有固定的格式,按照國稅局的說法,可以用「網站、電話或其他電子方式合意銷貨退回、進貨退出或折讓」。

雖然照規定是「透過電話同意」就可以,但通常我們會建議不要使用電話的方式,因為後續如果真的有什麼糾紛會很難去舉證。我們會建議最好是透過 Email 留下一個對方同意的紀錄,避免後續如果有爭議的話可以提出相關的證明。

Simpany 小提醒:Line 雖然也有記錄,但規定是相關證明文件要「保留 5 年」,Line 很容易不小心換了手機或電腦就找不到紀錄了 XD

電子發票實施作業要點


三、營業人銷售貨物或勞務,依本法第三十二條及本作業要點規定開立電子發票,嗣後雙方同意以網站、電話或其他電子方式合意銷貨退回、進貨退出或折讓,得以網際網路或其他電子方式開立、傳輸或接收「銷貨退回、進貨退出或折讓證明單」,免以紙本「銷貨退回、進貨退出或折讓證明單」交付,並依統一發票使用辦法第七條第四項及第五項規定之時限將該證明單資訊傳輸至整合服務平台存證。

九、電子發票之開立、作廢、銷貨退回、進貨退出或折讓,應經交易相對人同意,營業人並應留存該同意訊息與相關證明文件,至少保留五年。

Simpany 小提醒:作廢發票的上傳期限

作廢發票有規定的上傳期限。如果你使用的是合格的加值中心(如:Simpany 電子發票),這部分通常不用特別擔心,因為加值中心會幫你處理好上傳的部份;不過如果是自己寫程式去跟財政部做串接的話,這部分就要稍微留意一下,不要超過了規定上傳的期限喔!

買家類型
上傳期限
一般消費者
應於作廢後 48 時內將作廢發票的資訊上傳到「電子發票整合平台」。
 
如果使用的是加值中心,上傳作廢發票的動作會由加值中心幫公司幫忙完成,賣家不用特別處理。
其他商家
如果買受人是其他的商家,則電子發票的作廢需要在 7 日內將作廢的發票資訊上傳到「電子發票整合平台」。
 
同樣的,如果使用的是加值中心,上傳作廢發票的動作會由加值中心幫幫忙完成,賣家不用特別處理。

作廢電子發票的常見問題

問題
回答
如果買家是其他商家,當初是直接提供電子檔給對方,要作廢電子發票的時候,需要請對方將當初的檔案寄回來嗎?
如果買家是其他的商家,主要的重點有兩個(註1)
  • 留下雙方同意此發票作廢的紀錄
  • 提醒對方不要再用這一個發票去做扣抵,以免兩邊申報的方式不一樣,國稅局那邊會跳異常
如果買家是一般消費者且當初是開立紙本發票證明聯,需要請對方將紙本發票的證明聯寄回來嗎?
如果當初買家不是存在「發票載具」而是索取「紙本發票證明聯」,照規定還是要收回紙本的電子發票證明聯喔
 
因為如果沒有把紙本的電子發票證明聯收回,而後續這個號碼真的中獎了,客人有可能還是會不小心拿這一個發票去兌獎。而根據統一發票給獎辦法:如果作廢發票而沒有收回電子發票證明聯,這個部分的獎金就要由賣家這邊來賠喔
誤作廢怎麼辦?可以取消作廢嗎?
通常加值中心不會允許這麼複雜的操作流程。比較簡單的做法是直接再開立一張新的發票,就跟紙本發票一樣。
如果買家是其他的營業人,忘記發票已經要作廢還是拿去申報怎麼辦?
如果針對同一個發票號碼,買家跟賣家兩邊申報的方式不一致,國稅局那邊系統會跳系統異常的警告。國稅局這邊會發函給買家跟賣家,確認這張發票到底是怎麼回事。
 
如果其中一方因錯誤而少繳了該繳的稅,可能會有相關的罰則,所以如果有作廢發票,最好能再次提醒買方那邊,避免這種情況發生。
註1:筆者打去國稅局那邊確認,國稅局提醒:
  • 如果買方是其他商家(B2B),重點是要留下雙方合意的紀錄。當然如果能夠把這個紙本的部分收回也是一種預防出錯的方式,只是賣方也很難確保說買方會不會烏龍又用電子檔印出一張紙本的電子發票證明聯,所以重點還是保留合意的紀錄,出錯時比較沒有爭議 XD
  • 如果買方是一般消費者(B2C),就一定要收回紙本發票證明聯,避免客戶拿去兌獎喔!

小結

這篇文章主要跟大家分享,在開錯電子發票或是買家取消訂單的情況下,要怎麼樣去「作廢電子發票」。整個作廢電子發票的流程在線上就可以完成,比起紙本發票作廢簡單許多,主要的步驟包括:找到要作廢的發票、按下作廢的按鈕、輸入作廢的原因、以及保留雙方同意作廢的紀錄 5 年。如果買家那邊是其他的商家,最好可以再次提醒對方不要把作廢的發票拿去申報,以免兩邊的申報方式不一致導致國稅局那邊跳異常。希望這一篇文章可以幫助大家更加認識電子發票,快快從石器時代的手開發票轉投向高科技的電子發票陣營!

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About Brooky

Simpany 共同創辦人,希望透過 Simpany 及相關的服務,幫助新創以更有效率、更健康的方式開始營運。 曾與夥伴共同創辦 EZTABLE ,透過雲端的餐廳預訂系統,幫助消費者擁有更美好的用餐體驗,也幫助餐廳與消費者的溝通更有效率。

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