免費的小公司記帳利器 – Simpany 雲端帳簿

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(2018-08-09 update: 因為雲端帳簿推出後大受歡迎,我們有拍了一系列的雲端帳簿教學短影片,每集約 2~3 分鐘,希望幫助大家更快速上手囉!)

一個月過去了,身為經營者的你,知道過去這個月公司的損益狀況嗎? 你知道你現在的毛利有多少?過去這段時間有沒有什麼變化? 你清楚地知道,你的毛利目前是被哪些營業費用吃掉嗎? 有哪一些營業費用是你應該優先考慮優化的? 你知道現在手上的現金有多少?你的應收應付帳款還有多少?

只要記錄日記帳,重要財務數據通通幫您算出來!

傳統要知道這些資訊,通常會有以下幾個選項:

  • 請一個專業的內部會計
  • 請一個外面的會計事務所(而且這個事務所不是只有幫你報稅,還會幫你看你的帳)
  • 你自己買一套專業的會計軟體來使用

但是對於一些規模較小的團隊來說(e.g. < 15 人的團隊),以上這些方法都有一定的成本;會計軟體的使用對於沒有受過會計訓練的經營者來說,又有一定的學習成本,到底該怎麼辦呢?

最近 Simpany 簡單開公司 開發了一個內帳收支記錄的 Excel 試算表。這個試算表主要是想協助規模較小、帳務較單純的團隊 (每個月交易量 < 100 筆),可以用很簡單的方式,只要記錄日記帳,就可以取得公司重要的財務資訊。

有興趣的朋友,請填寫「我也想要使用 Simpany 雲端帳簿的問卷」,24小時之內您就會收到雲端帳簿「範本」與「空白範本」的連結,打開頁面之後,按下「檔案」-> 「建立副本」,就可以擁有自己的一份檔案摟!

拷貝 Simpany 雲端帳簿,供小公司日常記帳使用
拷貝 Simpany 雲端帳簿,供小公司日常記帳使用

 

【聲明】您建立的副本只有您自己可以看到,Simpany 不會有檢視或修改的權限,您可以不用擔心。

以下簡單介紹一下這個試算表的功能及使用方法。

「Simpany 雲端帳簿」主要功能

這個試算表的目標,是幫助規模較小、帳務較單純的團隊,在沒有受過會計的專業訓練之下,仍可以透過簡單的日常記錄,就可以取得對公司重要的財務資訊。

在每天的記錄之後,這個試算表可以隨時根據目前的記錄,自動幫忙計算出這一個月的收入統計、以及成本、費用的分佈。這樣的數據可以幫助經營者更明確的知道企業目前的財務狀況,以及有哪一些潛在可能可以改善的點。

 

過去這幾個月的損益狀況如何?不同費用佔營業額多少比例?

「Simpany 雲端帳簿」幫忙統計不同的收入與支出佔比
「Simpany 雲端帳簿」幫忙統計不同的收入與支出佔比

 

目前銀行的戶頭還有多少錢?零用金還有多少?有多少應收帳款?有多少應付帳款?

「Simpany 雲端帳簿」幫忙統計帳戶餘額與負債狀況
「Simpany 雲端帳簿」幫忙統計帳戶餘額與負債狀況

 

過去這幾個月,是否有收入增加但是淨利下降的狀況?

「Simpany 雲端帳簿」幫忙分析過去這幾個月,公司是否有收入增加但是淨利下降的狀況?
「Simpany 雲端帳簿」幫忙分析過去這幾個月,公司是否有收入增加但是淨利下降的狀況?

 

到底目前公司支出最多的,是哪幾個項目?

「Simpany 雲端帳簿」幫忙分析過去這幾個月,公司最高的支出是哪幾個分類
「Simpany 雲端帳簿」幫忙分析過去這幾個月,公司最高的支出是哪幾個分類

使用步驟 1 – 設定帳戶

在開始使用之前「Simpany 雲端帳簿」,要先到「帳戶總覽分頁」分頁設定帳戶。

這裡指的帳戶,除了一般我們會使用的銀行帳戶以外,也可以有一些進階的用法。例如如果公司平常設有零用金,你可以幫 「零用金」建立一個「帳戶」去記錄。 (因為「零用金」基本上還是算公司的資產,所以建議放在「資產」這個區域)。後面的「帳戶額餘」不需要輸入,「Simpany 雲端帳簿」會根據你在「日記帳」裡面記錄的交易自動統計出來。

「Simpany 雲端帳簿」設定帳戶 - 在資產新增「零用金」帳戶
「Simpany 雲端帳簿」設定帳戶 – 在資產新增「零用金」帳戶

 

如果你想記錄某一些同事代墊的款項,你可以幫「OO 同事代墊」建立一個帳戶,這樣就可以明確地知道公司還欠 OO 同事多少錢。 (因為「OO 同事代墊」基本上算是公司欠 OO 同事的錢,所以建議放在「負債」這個區域)

在「Simpany 雲端帳簿」設定同事代墊為「負債」的一個項目
在「Simpany 雲端帳簿」設定同事代墊為「負債」的一個項目

如果你想知道「應收款項」到底還有多少,你可以幫應收的帳款建立一個「應收帳款」的帳戶。 (因為「應收帳款」基本上算是公司的資產,所以建議放在「資產」這個區域)

在「Simpany 雲端帳簿」裡設定「應收帳款」為資產的一個項目
在「Simpany 雲端帳簿」裡設定「應收帳款」為資產的一個項目

 

同理,一些常見的應用也包括:

  • 可以在「資產」的區域建立「應收帳款」來追蹤應收的款項
  • 可以在「資產」的區域建立「支付寶」之類的金流帳戶,用來追蹤該帳戶還有多少餘額
  • 可以在「負債」的區域建立「應付帳款」來追蹤應付的款項
  • 可以在「負債」的區域幫「XX 銀行信用卡」建立一個帳戶,方便掌握信用卡裡面的潛在負債
  • 如果你有一些外幣帳戶,也可以在「資產」建立「XX 銀行外幣帳戶」去做管理

步驟 2 – 記錄

接下來我們來看怎麼樣利用這個試算表去記錄日常的帳務。

在「日記帳」分頁裡面,只要把每天發生的交易依欄位輸入,就算完成了日記帳的紀錄。

在「Simpany 雲端帳簿」記錄日常發生的交易
在「Simpany 雲端帳簿」記錄日常發生的交易
  • 流水號: 建議幫交易建立一個獨一無二的流水號,方便後續的追蹤與辨識
  • 日期:交易發生的日期
  • 敘述:簡單描述一下這筆交易
  • 金額:請注意,如果是付出去的款項,請加上 「- 」負數的符號
  • 分類:交易的分類。如果既有的分類不敷使用,可以到「收支分類」裡面去做設定
  • 轉出帳戶:支出金額的帳戶,這個地方可以選擇你之前在「帳戶總覽」設定的帳戶
  • 轉入帳戶:收入金額的帳戶,這個地方可以選擇你之前在「帳戶總覽」設定的帳戶

在輸入上述的資料之後,在後面會自動抓出這筆交易支出或是收入的金額,並算出目前各個帳戶目前理論上的餘額。若餘額跟該帳戶真實的餘額不符,可以確認一下之前是否有漏計的交易。

例如說如果我們在 4/25 支付了一個外包的設計費 -$16,000,廠商的費用,我們可以在這邊這筆費用,並將分類設定成「研發費用」,輸出帳戶設定成「玉山銀行台幣」。

在「Simpany 雲端帳簿」新增一筆研發費用
在「Simpany 雲端帳簿」新增一筆研發費用

 

可以看到在後面的欄位,「Simpany 雲端帳簿」會自動算出這一筆交易後正確的餘額。

「Simpany 雲端帳簿」在輸入金額及轉出帳戶後,自動計算出餘額
「Simpany 雲端帳簿」在輸入金額及轉出帳戶後,自動計算出餘額

 

再舉一個小公司常有的零用金應用。例如說如果從公司帳戶裡面提領了 $2,000 的現金出來當做零用金,可以將交易的在金額的部份設定成 -$2,000,將轉出帳戶設定成「玉山銀行台幣」、將轉入帳戶設定成「零用金」。(我們將分類設定成「轉帳沖銷」,以表示此筆交易不是真的對外部的支出又或者是收入,比較像是帳戶間的一個互轉)

在「Simpany 雲端帳簿」設定轉帳至「零用金」的帳戶
在「Simpany 雲端帳簿」設定轉帳至「零用金」的帳戶

可以看到在後面的欄位,「Simpany 雲端帳簿」會自動算「零用金」正確的餘額。

「Simpany 雲端帳簿」自動計算零用金的餘額
「Simpany 雲端帳簿」自動計算零用金的餘額

 

如果公司偶爾同事代墊費用的狀況,我們在那些代墊的交易的「轉出帳號」設定成「OOO 同事代墊」,這樣就可以自動統計公司還欠 OOO 同事多少錢。

利用「Simpany 雲端帳簿」統計同事代墊的費用
利用「Simpany 雲端帳簿」統計同事代墊的費用
利用「Simpany 雲端帳簿」統計同事代墊的費用,會自動算出目前的統計
利用「Simpany 雲端帳簿」統計同事代墊的費用,會自動算出目前的統計

 

在結算的時候,將金額設定成償還 OOO 同事的總金額,將「轉出帳號」設定成公司的帳戶,將「轉入帳號」設定成「OOO 同事代墊」,,這樣我們可以看到在最後面的餘額裡面,公司已經不再欠這一個同事代墊的費用。

在結清代墊款項之後,「Simpany 雲端帳簿」顯示已不再積欠同事代墊的費用
在結清代墊款項之後,「Simpany 雲端帳簿」顯示已不再積欠同事代墊的費用

 

步驟 3 – 依需求調整分類

如果你想要調整每個交易可以選擇的分類,可以到「分類」這個分頁。這個分類的設定,目前按照損益表裡面的分群,將分類大致分成收入、成本、「費用」三個大分類,只要你將分類設定成相對應的大分類,到時候就會自動呈現在損益表裡面對應的區域。

「Simpany 雲端帳簿」設定分類
「Simpany 雲端帳簿」設定分類

小結

這篇文章主要介紹了目前「Simpany 雲端帳簿」所提供的一些主要功能,
希望能協助規模較小、帳務較單純的團隊透過日常的記帳,簡單取得對公司重要的財務資訊。
若在功能或使用上有任何問題或建議,也歡迎來信 service@simpany.co
免費的好康資訊,也別忘了將這篇文章分享出去唷!
立即填表,將會在一個工作天內寄出連結給您!

 

 

感謝您對 Simpany 簡單開公司的支持

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* 雲端帳簿使用說明: http://bit.ly/2rNSaPD
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About brooky

Simpany 共同創辦人,希望透過 Simpany 及相關的服務,幫助新創以更有效率、更健康的方式開始營運。 曾與夥伴共同創辦 EZTABLE ,透過雲端的餐廳預訂系統,幫助消費者擁有更美好的用餐體驗,也幫助餐廳與消費者的溝通更有效率。

6 thoughts on “免費的小公司記帳利器 – Simpany 雲端帳簿”

  1. 您好
    我使用了這個帳簿後發生一個錯誤,不知道是哪裡錯了
    在 [帳戶總覽(請依照您公司需要修改)] 的負債的列述不構,
    於是我框起來案右鍵新增列, 然後 後面 “勿改、自動計算" 的公式下拉後,
    出現的是 N/A “錯誤系統計算 MATCH 時找不到值"

    請問要如何修正?

    1. @Nini,

      如果列數不夠的話,您在新增列之後,要記得 copy 上面一列或下面一列,再到你新增的那一列貼上
      因為有一些公式需要複製過去

      若還是無法解決您的問題,您可以到我們的官網 / Facebook 私訊給我們,我們可以幫您看一下

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