4 步驟搞定註冊工商憑證及指定經辦人 – 如何使用工商憑證加保勞健保 part 1

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公司剛開始起步的時候,常常是校長兼撞鐘,一個人當三個人用 。當你好不容易找到了一個適合的人來幫你撞個鐘,很好,你還要先幫他算一下勞健保的費用,並幫他加保勞健保,你才可以把這個工作交出去。

在網路世代之前,加退保勞健保通常都是用紙本作業(很遺憾的,如果您尚未有勞健保投保單位,建議還是先用紙本送出「勞健保投保單位的設立申請」,因為線上辦理勞健保單位的設立,只能以最高級距投保,還是需紙本調降)。

如果您已經有勞健保投保單位,紙本申請需要先去勞保局的網站下載「勞保、健保及勞退3合1表格」,辛苦地把你查完算完的勞健保金額填上,然後用印,掛號寄到勞保局。而且這一切的動作,你都要在員工就職(離職)的那一天完成,不然一方面會有罰則,另一方面,要是好死不死員工在你幫他加保之前因公務出事了,負責人會變成需要在沒有勞保給付的狀況下負擔許多補償的責任。對負責人來說,算是一個沒有必要的風險。

本系列的文章,主要是希望教導創業的朋友怎麼樣利用「工商憑證 +  負責人(或是經辦人)的自然人憑證」,在 5 分鐘之內搞定勞健保的投保或是變更,省下列印、填寫、郵寄的時間。(好吧,我承認第一次的設定會不只 5 分鐘,但之後真的會很快!)

這一篇先分享如何做好相關的設定。

需要的東西

  1. 讀卡機
  2. 負責人的自然人憑證
  3. 工商憑證(若非公司,則需要「單位憑證」)
  4. 單位的勞保單位與健保單位證號
    • 註:如果是屬於剛成立的公司,第一次還是要先用紙本(或 Simpany 的客戶可以請 Simpany 協助),先完成勞健保單位的設立,並取得勞保單位與健保單位證號
    • 勞保單位與健保單位證號可以在勞健保的繳費通知書上看到,如果是還沒收到通知書之前需要加退保,也可以由負責人致電給勞健保局查詢(或 Simpany 的客戶可以請 Simpany 協助

1、安裝 SmartPKI 模組及瀏覽器元件

 安裝完必要的軟體之後,我們就可以接下來進行兩個重要的設定:
  1. 註冊公司的公商憑證
  2. 指定某個「經辦人」可以去做相關的勞健保操作

2、註冊工商憑證

首先,你要先完成工商憑證(單位憑證)開卡。
  • 如果你的工商憑證尚未開卡,可以到「工商憑證 – IC 卡啟用」,去進行相關的步驟
  • 目前開卡的這個動作,還是需要使用 Windows 的系統,但是開卡後其他勞健保相關的操作,Mac 也可以操作
  • 開卡的過程若有問題,可以先參考「工商憑證 – 啟用憑證常見問題
  • 如果不是公司,可以採用該單位的「單位憑證」,例如政府機關就使用政府單位之憑證。詳細的「單位憑證」列表可以參考勞保局的「新手上路指引
到勞保局 e 化 服務系統 -> 憑證註冊與指派作業 -> 憑證註冊 -> 首次註冊
到勞保局 e 化 服務系統 -> 憑證註冊與指派作業 -> 憑證註冊 -> 首次註冊
看到下面這個畫面,選擇「同意條款內容」
工商憑證註冊-首次註冊
工商憑證註冊-首次註冊

 

輸入工商憑證(單位憑證)的密碼及保險證號。如果忘記工商憑證證的密碼,可以到「工商憑證 – 忘記 PIN 碼」去重新設定

到勞保局 e 化 服務系統 -> 憑證註冊與指派作業 -> 憑證註冊 -> 首次註冊
輸入單位憑證(工商憑證)的密碼及保險證號

 

 

3、指定授權管理者

在「首次註冊」輸入工商憑證的密碼及保險證號後,就會進入「指定授權管理者」的步驟。這個地方有 2 個名詞要先解釋一下:「授權管理者」跟「經辦人」。
  • 授權管理者
    • 比較像是這個系統權限最大的管理者
    • 我們會建議可以的話,直接用「負責人」來當 「授權管理者」,或至少是公司內部你覺得最可以信賴負責這個業務,而且短期內不會離職的人
    • 「授權管理者」跟到時候實際操作的「經辦人」比較不一樣的地方在於:「授權管理者」可以去指定所謂的「經辦人」(例如公司的行政人員或 HR)
    • 在「經辦人」離職的時候,「授權管理者」可以去刪除「舊經辦人」相關權限,或是新增「新經辦人」相關權限,所以「授權管理者」算是一個很重要的角色
    • 在實際操作日常的勞健保業務的時候,不一定每次都要由「授權管理者」操作,而是可以由指定的「經辦人」(例如公司的行政人員或 HR)去操作
  • 經辦人
    • 在實際操作日常勞健保業務的時候,實際登入、操作勞健保業務的人
指定授權管理者的步驟如下
選擇單位負責人(或是其他適合的角色) 放入「授權管理者」的「自然人憑證」 輸入「自然人憑證」密碼、身份證號 自然人憑證的密碼通常預設是生日,例如如果生日是民國 60 年 1 月 1 日,密碼就是 600101 按下確定
輸入「授權管理者」的基本資料
  • 選擇「單位負責人」(或是其他適合的角色)
  • 放入「授權管理者」的「自然人憑證」
  • 輸入「自然人憑證」密碼、身份證號
    • 自然人憑證的密碼通常預設是生日,例如如果生日是民國 60 年 1 月 1 日,密碼就是 600101
  • 按下確定

 

在接下來的畫面按下輸入公司的基本資料

指定授權管理者 - 輸入公司的基本資料
指定授權管理者 – 輸入公司的基本資料

 

如果線上系統比對申請資料無問題的話,就可以看到「線上審核通過」的訊息。
如果線上系統比對申請資料無問題的話,就可以看到「線上審核通過」的訊息。
指定授權管理者 – 線上審核通過

4、指派經辦人

剛才在「指定授權管理者」的時候有說明,「授權管理者」跟「經辦人」是不一樣的角色。「授權管理者」比較像是系統的總管理者(通常建議用負責人),「經辦人」則是日常在做勞健保業務操作的人。
當然,在公司還小的時候,負責人也可以自己跳下來當「經辦人」,只是就算「負責人」已經是「授權管理者」,仍然要經過一個「指定自己為經辦人」的步驟。指定「經辦人」的步驟如下:
輸入「單位憑證(工商憑證)」的 IC 卡密碼及保險證號之後,按下「確定」。
1. 到勞保局 e 化 服務系統 -> 憑證註冊與指派作業 -> 指派作業 -> 授權指派作業。輸入「單位憑證(工商憑證)」的 IC 卡密碼及保險證號之後,按下「確定」。
1. 到勞保局 e 化 服務系統 -> 憑證註冊與指派作業 -> 指派作業 -> 授權指派作業。輸入「單位憑證(工商憑證)」的 IC 卡密碼及保險證號之後,按下「確定」。

 

換插入「授權管理者」的自然人憑證,並輸入「自然人憑證」的密碼,以表示這個指定「經辦人」的動作,是經過「授權管理者 」認可的。「自然人憑證」預設為生日,例如生日是民國 60 年 1 月 1 日,密碼就是 600101。
換插入「授權管理者」的自然人憑證,並輸入「自然人憑證」的密碼
換插入「授權管理者」的自然人憑證,並輸入「自然人憑證」的密碼

 

進入「授權指派作業」之後,按右上角的「新增」

進入「授權指派作業」之後,按右上角的「新增」
進入「授權指派作業」之後,按右上角的「新增」

 

在接下來的畫面,可以設定「經辦人」的基本資訊以及可以操作的權限。
  • 如果是「負責人」自己當做「經辦人」,可以插入「負責人」的自然人憑證,按下「讀取憑證」,則負責人的基本資料就會自動代入。
  • 如果不是「經辦人」不是「負責人」,則有兩種做法
設定「經辦人」的基本資訊以及可以操作的權限。
設定「經辦人」的基本資訊以及可以操作的權限。

 

設定完成,按下「確認」,就可以在「授權指派作業」的主畫面,看到「經辦人」的清單。
設定完成,按下「確認」,就可以在「授權指派作業」的主畫面,看到「經辦人」的清單。
設定完成,按下「確認」,就可以在「授權指派作業」的主畫面,看到「經辦人」的清單。
進行到這邊,基本上就大功告成了。

 

小結

本系列的文章,主要是希望教導創業的朋友怎麼樣利用工商憑證 +  負責人(或是經辦人)的自然人憑證,在 5 分鐘之內搞定勞健保的投保,省下列印、填寫、郵寄的時間,而這一篇文章,主要是分享如何做好相關的設定。

第一次的設定的步驟的確比較冗長一些,但想到之後每次有員工的加退保,都可以在 5 分鐘之內線上搞定,不用再印三合一表格、填資料、郵寄掛號等等,剛才這些辛苦也是蠻值得的 😀
下一篇文章會跟大家介紹,經過上面設定的步驟,當員工就職的時候,怎麼樣實際用工商憑證去加保勞健保的流程(5 分鐘搞定!)
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About brooky

Simpany 共同創辦人,希望透過 Simpany 及相關的服務,幫助新創以更有效率、更健康的方式開始營運。 曾與夥伴共同創辦 EZTABLE ,透過雲端的餐廳預訂系統,幫助消費者擁有更美好的用餐體驗,也幫助餐廳與消費者的溝通更有效率。