小公司也適合導入電子發票嗎?使用電子發票的三大優點、費用、申請時間!

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創業後,終於開始有生意、可以跟客戶收錢開立發票啦!開心的同時,也開始困擾起來到底該怎麼開發票?有什麼選項?每月只有個位數的發票需要開時,手開發票似乎還可以撐得過(延伸閱讀:如何開手開發票?、以及手開發票必備的:Simpany手開發票小幫手),但張數開始多的時候,就開始有了幸福的煩惱:寫到手好痠、要立刻跑去郵寄好麻煩~那到底,公司要到什麼時候才適合使用電子發票?使用電子發票有什麼好處?

Simpany收集創業者的滿頭問號,本篇主要是介紹哪些人適合使用電子發票、費用與申請時間,幫助您更容易判斷何時需要開始使用電子發票。同時也彙整另一篇「電子發票入門篇與常見問答」,開啟您對電子發票的初步認識。

一、什麼人適合使用電子發票?

  1. 習慣使用網路:電子發票需要在線上開立,喜歡在隨時隨地可以在網頁操作開立發票大於實體紙本作業的人適合使用電子發票。例如時常帶著電腦在外奔走,不常待在辦公室的族群。
  2. 校長兼撞鐘型:行程滿滿卻沒有人可以代為處理行政事務、到郵局排隊總感到崩潰、或是待在家裡工作出門不方便、夜貓子趕不上郵寄時間的族群。
  3. 手殘型:開錯過手開發票的人就可以明白開錯的痛苦,需要聯絡請對方郵寄回來修改後再重新郵寄,來來回回不少行政成本(再次推薦手開發票必備的:Simpany手開發票小幫手)。寫字總是不小心寫錯,覺得壓力很大的族群也很適合使用電子發票。
  4. 開立發票數量多:例如做網拍、零售的創業公司,通常需要開立發票的數量多、單價低,手開發票開到手軟,就適合使用電子發票的批次匯入功能。或客戶時多時少,需要開立發票的差異量大,買發票時本數時常估不準。
  5. 時常會遇到客戶退貨、需要作廢或折讓:若要作廢或折讓,手開發票要來回郵寄成本高,退貨率高的產業,適合用電子發票線上作廢、折讓的功能。

二、使用電子發票要花多少錢?

原來潮潮的電子發票不見得是電子商城、或零售巨頭才能用,創業公司也是非常適合的唷!而為什麼創業公司適合,最主要就是因為使用的成本其實也不高拉!

若您每年開立發票低於600筆,最便宜的加值中心,一年只需1,200元(也就是一個月100元的意思,喝兩杯飲料就沒了!)。不同的發票開立數量,不同加值中心會有不同收費,但大多都在每張0.1至2元之間,所以並不是一個奢侈的負擔~紙本發票一張也要大約0.3元加上郵寄費用。

但當然若有不同需求(非必要),加購熱感印列印機、移動式列印機、App操作等,可能就要多花一筆購買機器的費用、或是較高的月費。若無法評估相關需求,可以參考「Simpany電子發票辦到好」幫您免費推薦跟申請。

 

三、使用電子發票具體的三大優點?

電子發票申請時複雜,通常至少需2-3週時間,但是開始使用後就是好處多多啦!

  1. 從此擺脫手寫人生!手抖沒關係、沒有複寫紙沒關係、沒有印章印泥沒關係、不想出門去寄信沒關係!隨時可以開好發票email給客戶~
  2. 省下行政成本、開立正確性高:開立、作廢、折讓等動作都可以線上完成,不需來回郵寄!可自動計算帶入稅額,也可進行不同品項的金額加總,讓您不再寫錯發票金額。
  3. 批次開立:從事網拍銷售的廠商,往往需要短時間內開立大量發票,大多數的加值中心都有批次開立的功能,可以一次匯入客戶資料開立多張發票。未來自行架站時也可以串接金流,收款後自動開立發票。

四、最早什麼時候可以開始申請電子發票?申請需要多久?

您必須是「核准營業登記的營業人」才能著手申請。也就是成立完公司、拿到統編、並且已到國稅局領取完購買證(辦理完成稅籍登記),才能擁有申請電子發票字軌的資格。
申請電子發票步驟複雜,而且有許多專有名詞,若自行申請通常會搞到一個頭兩個大(所以 Simpany 很佛心的幫記帳客戶免費服務到好!),一般來說,從著手申請到可以使用,大約耗時約2-3週。

如果看到這邊你已經決定要申請電子發票,而且您又很有慧眼的是 Simpany 的記帳客戶,不用猶豫,直接聯繫我們!
若您很有上進心想要了解更多,或是很可惜的不是 Simpany 記帳客戶想要自行申請,請參考:電子發票入門篇與常見問答

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