簡單好上手的新創公司記帳利器 – Simpany 雲端帳簿

[2020-03-27 更新] Simpany 雲端帳簿從 v0.4.0 開始「支援專案分析」的功能，詳情請參考 Simpany 雲端帳簿更新 – 現在支援「分析不同專案的損益」囉～ (v0.4.0)
[2018-12-11更新]  Simpany為了提供更好的服務，將雲端帳簿改為付費制，如需獲得授權請至 Simpany雲端帳簿＆勞健保計算機蝦皮賣場 訂購，非常感謝。
[2018-11-30 更新] 要進入新年度了，好奇怎麼把帳簿移到新的年度？請參考：一年快過啦，怎麼將 Simpany 雲端帳簿轉到新的年度？
[2018-08-13 更新] 整理了使用雲端帳簿的常見問題，詳情請參考： 雲端帳簿常見問題
[2018-08-09 更新] 感謝大家在雲端帳簿推出後熱烈詢問，為此我們拍了一系列的雲端帳簿教學短影片，每集約 2~3 分鐘，希望幫助大家更快速上手囉！

一個月過去了，身為經營者的你，知道過去這個月公司的損益狀況嗎？ 你知道你現在的毛利有多少？過去這段時間有沒有什麼變化？ 你清楚地知道，你的毛利目前是被哪些營業費用吃掉嗎？ 有哪一些營業費用是你應該優先考慮優化的？ 你知道現在手上的現金有多少？你的應收應付帳款還有多少？

只要記錄日記帳，重要財務數據通通幫您算出來！

傳統要知道這些資訊，通常會有以下幾個選項：

• 請一個專業的內部會計
• 請一個外面的會計事務所（而且這個事務所不是只有幫你報稅，還會幫你看你的帳）
• 你自己買一套專業的會計軟體來使用

但是對於一些規模較小的團隊來說（e.g. < 15 人的團隊），以上這些方法都有一定的成本；會計軟體的使用對於沒有受過會計訓練的經營者來說，又有一定的學習成本，到底該怎麼辦呢？

最近 Simpany 簡單開公司 開發了一個內帳收支記錄的 Excel 試算表。這個試算表主要是想協助規模較小、帳務較單純的團隊 (每個月交易量 < 100 筆)，可以用很簡單的方式，只要記錄日記帳，就可以取得公司重要的財務資訊。

有興趣的朋友，請至 Simpany雲端帳簿＆勞健保計算機蝦皮賣場，一個工作天之內您就會收到雲端帳簿「範本」與「空白範本」的連結，打開頁面之後，按下「檔案」->「建立副本」，就可以擁有自己的一份檔案摟！

【聲明】您建立的副本只有您自己可以看到，Simpany 不會有檢視或修改的權限，您可以不用擔心。

以下簡單介紹一下這個試算表的功能及使用方法。

「Simpany 雲端帳簿」主要功能

這個試算表的目標，是幫助規模較小、帳務較單純的團隊，在沒有受過會計的專業訓練之下，仍可以透過簡單的日常記錄，就可以取得對公司重要的財務資訊。

在每天的記錄之後，這個試算表可以隨時根據目前的記錄，自動幫忙計算出這一個月的收入統計、以及成本、費用的分佈。這樣的數據可以幫助經營者更明確的知道企業目前的財務狀況，以及有哪一些潛在可能可以改善的點。

過去這幾個月的損益狀況如何？不同費用佔營業額多少比例？

目前銀行的戶頭還有多少錢？零用金還有多少？有多少應收帳款？有多少應付帳款？

過去這幾個月，是否有收入增加但是淨利下降的狀況？

到底目前公司支出最多的，是哪幾個項目？

使用步驟 1 – 設定帳戶

在開始使用之前「Simpany 雲端帳簿」，要先到「帳戶總覽分頁」分頁設定帳戶。

這裡指的帳戶，除了一般我們會使用的銀行帳戶以外，也可以有一些進階的用法。例如如果公司平常設有零用金，你可以幫 「零用金」建立一個「帳戶」去記錄。 （因為「零用金」基本上還是算公司的資產，所以建議放在「資產」這個區域）。後面的「帳戶額餘」不需要輸入，「Simpany 雲端帳簿」會根據你在「日記帳」裡面記錄的交易自動統計出來。

如果你想記錄某一些同事代墊的款項，你可以幫「OO 同事代墊」建立一個帳戶，這樣就可以明確地知道公司還欠 OO 同事多少錢。 （因為「OO 同事代墊」基本上算是公司欠 OO 同事的錢，所以建議放在「負債」這個區域）

如果你想知道「應收款項」到底還有多少，你可以幫應收的帳款建立一個「應收帳款」的帳戶。（因為「應收帳款」基本上算是公司的資產，所以建議放在「資產」這個區域）

同理，一些常見的應用也包括：

• 可以在「資產」的區域建立「應收帳款」來追蹤應收的款項
• 可以在「資產」的區域建立「支付寶」之類的金流帳戶，用來追蹤該帳戶還有多少餘額
• 可以在「負債」的區域建立「應付帳款」來追蹤應付的款項
• 可以在「負債」的區域幫「XX 銀行信用卡」建立一個帳戶，方便掌握信用卡裡面的潛在負債
• 如果你有一些外幣帳戶，也可以在「資產」建立「XX 銀行外幣帳戶」去做管理

步驟 2 – 記錄

接下來我們來看怎麼樣利用這個試算表去記錄日常的帳務。

在「日記帳」分頁裡面，只要把每天發生的交易依欄位輸入，就算完成了日記帳的紀錄。

• 流水號: 建議幫交易建立一個獨一無二的流水號，方便後續的追蹤與辨識
• 日期：交易發生的日期
• 敘述：簡單描述一下這筆交易
• 金額：請注意，如果是付出去的款項，請加上 「-」負數的符號
• 分類：交易的分類。如果既有的分類不敷使用，可以到「收支分類」裡面去做設定
• 轉出帳戶：支出金額的帳戶，這個地方可以選擇你之前在「帳戶總覽」設定的帳戶
• 轉入帳戶：收入金額的帳戶，這個地方可以選擇你之前在「帳戶總覽」設定的帳戶

在輸入上述的資料之後，在後面會自動抓出這筆交易支出或是收入的金額，並算出目前各個帳戶目前理論上的餘額。若餘額跟該帳戶真實的餘額不符，可以確認一下之前是否有漏計的交易。

例如說如果我們在 4/25 支付了一個外包的設計費 -$16,000，廠商的費用，我們可以在這邊這筆費用，並將分類設定成「研發費用」，輸出帳戶設定成「玉山銀行台幣」。

可以看到在後面的欄位，「Simpany 雲端帳簿」會自動算出這一筆交易後正確的餘額。

再舉一個小公司常有的零用金應用。例如說如果從公司帳戶裡面提領了 $2,000 的現金出來當做零用金，可以將交易的在金額的部份設定成 -$2,000，將轉出帳戶設定成「玉山銀行台幣」、將轉入帳戶設定成「零用金」。（我們將分類設定成「轉帳沖銷」，以表示此筆交易不是真的對外部的支出又或者是收入，比較像是帳戶間的一個互轉）

可以看到在後面的欄位，「Simpany 雲端帳簿」會自動算「零用金」正確的餘額。

如果公司偶爾同事代墊費用的狀況，我們在那些代墊的交易的「轉出帳號」設定成「OOO 同事代墊」，這樣就可以自動統計公司還欠 OOO 同事多少錢。

在結算的時候，將金額設定成償還 OOO 同事的總金額，將「轉出帳號」設定成公司的帳戶，將「轉入帳號」設定成「OOO 同事代墊」，，這樣我們可以看到在最後面的餘額裡面，公司已經不再欠這一個同事代墊的費用。

步驟 3 – 依需求調整分類

如果你想要調整每個交易可以選擇的分類，可以到「分類」這個分頁。這個分類的設定，目前按照損益表裡面的分群，將分類大致分成收入、成本、「費用」三個大分類，只要你將分類設定成相對應的大分類，到時候就會自動呈現在損益表裡面對應的區域。

使用「Simpany 小工具-雲端帳簿、勞健保計算機」有任何問題或建議，也歡迎與我們聯絡。

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